Organigrama: qué es, cómo se realiza y por qué es importante

 Organigrama: una de las herramientas visuales más útiles para estructurar una empresa

El organigrama es una representación visual de las líneas de mando en una organización. ¿Te gustaría saber cómo aplicar uno? Sigue leyendo porque te hablaremos más al respecto.

¿Qué es un organigrama?

Teóricamente, un organigrama es un esquema o representación gráfica de la estructura de una organización, donde se denotan los diferentes departamentos y sus respectivos responsables. Es una forma precisa y rápida para demostrar y entender la jerarquía de una empresa.

Explicado de forma más sencilla, el organigrama es como el mapa de una empresa, pero en lugar de calles y avenidas, muestra los caminos que siguen las responsabilidades y jerarquías. Es como un árbol genealógico de roles, donde cada puesto tiene su lugar y sus conexiones. Por ejemplo:

Beneficios de usar un organigrama

El uso de un organigrama es clave para difundir una jerarquía entre los colaboradores, de manera que cada miembro del personal conozca a quién debe rendirle cuentas y cuál es su responsabilidad dentro de una empresa. Te resumimos algunos beneficios a continuación:

• Claridad y visualización: los organigramas ofrecen una representación clara y visual de la estructura de la organización. Ayudan a los empleados a comprender sus funciones, responsabilidades y relaciones jerárquicas.
• Comunicación jerárquica: definen la cadena de mando, facilitando que los empleados sepan a quién reportan y quién les reporta. Esto mejora la toma de decisiones y la rendición de cuentas.
• Definición de funciones: los organigramas ayudan a definir las funciones y responsabilidades, reduciendo la confusión y el solapamiento de tareas.
• Comunicación eficaz: al conocer la estructura organizativa, los empleados pueden comunicarse de manera más eficiente, sabiendo a quién dirigirse para cuestiones específicas.
• Planificación de la sucesión: identifican posibles candidatos para puestos de liderazgo y visualizan los canales de talento.
• Asignación de recursos: al ver la distribución del personal y los departamentos, la dirección puede tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la planificación estratégica.
• Incorporación y formación: los nuevos empleados comprenden rápidamente la estructura, agilizando su incorporación y formación.
• Transparencia: fomentan la transparencia, permitiendo a los empleados ver cómo se toman decisiones y cómo funciona la jerarquía.

Tipos de organigramas

Un organigrama puede clasificarse por múltiples criterios, por lo que hay docenas de tipos de organigramas. Sin embargo, te resumimos un tipo por cada criterio de clasificación, a continuación.

• Naturaleza: una empresa puede estructurarse con múltiples organizaciones, sean del mismo sector o de otros, o sólo con una organización central. En este caso se definen los organigramas microadministrativo, macroadministrativo y mesoadministrativo. Este último representa todas las compañías o sociedades que forman parte de la actividad de negocio, definiendo así las características estructurales de un determinado sector.
• Finalidad: dependiendo del objetivo para crear un organigrama, es posible dividirlo en informativo, analítico, formal o informal. El analítico es aquel que se realiza para entender y analizar el comportamiento de cualquier organización.
• Ámbito: si el organigrama es general o se subdivide en sectores, entonces puede tratarse de uno general, el cual ofrece información de todos los departamentos existentes.
• Contenido: similar al criterio anterior, un organigrama se divide por su contenido si desglosa toda la organización general o si se divide en varias partes, siendo conocidos como estructurales y funcionales, respectivamente.
• Representación: básicamente define si el organigrama se realiza de forma vertical, horizontal o mixta.

Cómo se crea un organigrama

El proceso para diseñar tu propio organigrama resulta mucho más sencillo de lo que parece. Preparamos 8 pasos básicos para que empieces a formular los tuyos y son los siguientes:

1. Establece la cadena de mando: define quién reporta a quién. Esto marca la jerarquía y las relaciones.
2. Segmenta los departamentos: agrupa funciones similares (como ventas, marketing, finanzas) para una visión clara.
3. Asocia tareas y responsabilidades: cada grupo debe tener funciones específicas y roles definidos.
4. Determina el ámbito de control: ¿Quién toma decisiones en cada nivel? Define límites y autoridad.
5. Ve de arriba hacia abajo: empieza con la dirección y desciende a niveles inferiores.
6. Ofrece una visión global: asegúrate de que el organigrama sea completo y fácil de entender.
7. Diseño intuitivo: para empresas pequeñas, simplificar es la clave. De lo contrario, detallar es esencial.

En este artículo hemos repasado qué es un organigrama, por qué es importante y cómo hacer uno. Ahora podrás crear tus propios esquemas de organización para representar los roles gráficamente, lo cuál puede ser útil para hacer los procesos mucho más eficientes en una empresa. ¡Pon a prueba lo aprendido!